VitalEmotions, vertegenwoordigd door I. van den Broek, is de verwerkingsverantwoordelijke van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

VitalEmotions
Ceresstraat 35
4811CB Breda
06-23176161
info@vitalemotions.nl

Algemeen:

Met ingang van 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht, gericht op de bescherming van privacy en persoonsgegevens. Deze wet geeft individuen controle over hun persoonsgegevens.

Organisaties die met persoonsgegevens werken, hebben op grond van deze wet bepaalde verplichtingen, terwijl degenen van wie de gegevens zijn, bepaalde rechten hebben. Naast deze algemene wet gelden specifieke regels voor privacy in de gezondheidszorg, zoals uiteengezet in de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).

Deze privacyverklaring omvat:

• Hoe VitalEmotions (de therapeut) als eenmanszaak de privacy van de gebruiker van de website waarborgt, welke informatie wordt verzameld en met welk doel.
• Hoe de therapeut gegevens verzamelt, opslaat, beveiligt, met welk doel deze worden verzameld, hoelang ze worden bewaard en hoe ze worden gebruikt in de rol van alternatief/complementair zorgverlener.
• Uw rechten en de plichten van de therapeut.

Kennisgeving van de privacyverklaring:

• De privacyverklaring wordt bij iedere gebruiker van de website vitalemotions.nl onder de aandacht gebracht via een pop-up venster, waarin wordt gevraagd om akkoord te gaan of niet door actief een vakje te selecteren. Tevens staat het vermeld onder praktische informatie en als link in de footer van de website.
• Voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, wordt toestemming gevraagd tijdens de eerste intake via een toestemmingsformulier, dat wordt toegevoegd aan het dossier van de cliënt.

Verwerking van Persoonsgegevens bij VitalEmotions
VitalEmotions verwerkt persoonsgegevens na verkregen toestemming, omdat deze gegevens:

• Noodzakelijk zijn voor het verstrekken van informatie over de aangeboden diensten/producten of behandelingen.
• Noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een verkoopovereenkomst.
• Vereist zijn voor het maken, verzetten of annuleren van een afspraak.
• Noodzakelijk zijn voor een adequate behandeling.
• Essentieel zijn voor de financiële afhandeling van de behandeling.
• In sommige gevallen wettelijk verplicht zijn.

Gegevens bij Bestelling en Afspraak:
Bij het plaatsen van een bestelling via de website of in de praktijk en het maken van een afspraak in de online agenda worden de volgende gegevens verwerkt:

• Naam, adres, leeftijd (om handelingsbekwaamheid te toetsen), e-mailadres en telefoonnummer.
• Deze gegevens worden verwerkt en bewaard voor het uitvoeren, afhandelen, factureren en voor de boekhouding, met een bewaartermijn van 7 jaar.

Gegevens bij Aanmelding voor Behandeling:
Bij aanmelding voor een behandeling worden, naast algemene persoonsgegevens, ook bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens verwerkt en bewaard.

• Uw toestemming wordt gevraagd via een toestemmingsformulier tijdens de eerste intake.
• Het bijgewerkte cliëntdossier bevat onder andere naam, adres, leeftijd, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, medische gegevens, relevante psychische/emotionele gezondheidsgegevens, zelf aangeleverde gezondheidsgegevens, verslagen van gesprekken, uitgevoerde onderzoeken en behandelingen, frequentie van behandelingen, sociale maatschappelijke gegevens, e-mailcorrespondentie, facturatiegegevens, behandelingsovereenkomst en toestemmingsverklaring.

Gegevens via de webshop
Via de webshop worden ook financiële gegevens van de klant verwerkt. De wettelijke grondslag hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst. Financiële gegevens van de klant worden verwerkt met als doel het aankoopbedrag te kunnen afschrijven en het betalingsgedrag van de klant in kaart te kunnen brengen.

Delen van Gegevens en Privacybescherming:
Om u optimale zorg te bieden, kan de therapeut uw persoonsgegevens gebruiken in de volgende situaties:

• Informeren van andere zorgverleners: Bijvoorbeeld na het afronden van therapie of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt uitsluitend met uw expliciete toestemming.
• Financiële administratie: Uw naam, adres, woonplaats en geboortedatum worden gebruikt bij het opstellen van facturen.
• Andere redenen: Als de therapeut om andere redenen uw gegevens wil gebruiken, wordt u vooraf geïnformeerd en wordt expliciet om uw toestemming gevraagd.

Privacybeveiliging:
De therapeut neemt diverse maatregelen om uw privacy te waarborgen en te beveiligen, waaronder:

• SSL-certificaat: Voor een versleutelde internetverbinding tussen de website en bezoekers.
• Minimale informatie: Alleen noodzakelijke gegevens worden verzameld.
• Transparantie: U wordt op de hoogte gesteld van de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Zorgvuldige omgang: Uw persoonlijke en medische gegevens worden met zorg behandeld.
• Beveiligde toegang: Onbevoegden krijgen geen toegang tot uw gegevens dankzij 2-staps verificatie en versleutelde verbindingen.
• Bewaartermijn: Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor zorgverlening of wettelijke verplichtingen.
• Geheimhoudingsplicht: De therapeut heeft een wettelijke geheimhoudingsplicht.
• Beperkte toegang: Alleen de therapeut heeft toegang tot uw dossiergegevens.
• Verwerkersovereenkomst: Met partijen die toegang hebben tot gegevens, is een verwerkersovereenkomst afgesloten met geheimhoudingsclausules.
• Veilig opslaan: De servers voor gegevensopslag bevinden zich in Nederland in een beveiligd datacentrum met certificeringen voor stabiliteit en veiligheid.

Bewaartermijn van Cliëntdossier:
Conform de Wet op de Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO) blijven gegevens in het cliëntendossier 15 jaar bewaard en worden ze automatisch verwijderd 15 jaar na de laatste behandeling.

Uw Rechten en Hoe Ze Uit te Oefenen:
U heeft verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u worden verwerkt en met welk doel.
• Het recht op inzage en afschrift van die gegevens (zonder schending van andermans privacy). U kunt een afschrift gebruiken voor het overdragen van uw gegevens naar een andere praktijk (dataportabiliteit).
• Het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien nodig.
• Het recht om (gedeeltelijke) vernietiging van uw medische gegevens te vragen, mits het bewaren niet van aanmerkelijk belang is en er geen wettelijke verplichting tot bewaring geldt.
• Het recht om een eigen verklaring aan uw dossier toe te voegen.
• Het recht om in bepaalde gevallen tegen de verwerking van uw gegevens te verzetten.

Als u van uw rechten gebruik wilt maken, kunt u dit telefonisch (06-23176161) of per e-mail (info@vitalemotions.nl) kenbaar maken aan VitalEmotions. Uw belangen kunnen ook behartigd worden door een vertegenwoordiger (zoals een schriftelijk gemachtigde, curator of mentor).

Jongeren vanaf 16 jaar die inzage/afschrift van hun medisch dossier willen, moeten zelf de aanvraag indienen. Indien de patiënt niet meer in leven is, is verstrekking van medische gegevens toegestaan indien verondersteld kan worden dat de overledene hiertegen geen bezwaar zou hebben gehad of indien er sprake is van zwaarwegende belangen om de zwijgplicht van de zorgverlener te doorbreken.

U kunt het dossier persoonlijk ophalen of door een gemachtigde laten ophalen, waarbij u tekent voor ontvangst. De uitvoering van uw rechten is kosteloos, tenzij uw verzoek ongegrond of buitensporig is.

De therapeut is verplicht binnen 1 maand te reageren op uw verzoek, met een mogelijke verlenging van 2 maanden in geval van complexe verzoeken.

Privacy op de factuur:
De factuur bevat uw naam, soort behandeling, datum en kosten. Deze wordt direct aan u gegeven of kort daarna verstuurd naar het opgegeven e-mailadres.

Gegevensverstrekking aan Derden:
De therapeut deelt uw gegevens niet zonder uw toestemming, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. Bedrijven die namens de therapeut gegevens verwerken, hebben een verwerkersovereenkomst afgesloten, met name het bedrijf achter de praktijkadministratiesoftware.

Klachtenmelding:
Indien u denkt dat uw gegevens niet goed zijn beveiligd of er sprake is van misbruik, kunt u een klacht indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Neem in geval van vermoedelijke onregelmatigheden contact op via info@vitalemotions.nl.

Cookies

Om de cookies, vergelijkbare technologieën (trackingpixels, web beacons, enz.) en bijbehorende toestemmingen te beheren, gebruiken we de toestemmingstool ‘Real Cookie Banner’.
Details over hoe ‘Real Cookie Banner’ precies functioneert, vind je op <a href=”https://devowl.io/rcb/data-processing/” rel=”noreferrer” target=”_blank”>https://devowl.io/rcb/data-processing/</a>.

De juridische basis voor de verwerking van persoonsgegevens in deze context wordt geleverd door Art. 6 (1) lit. c GDPR en Art. 6 (1) lit. f GDPR. Ons rechtmatig belang betreft het beheer van de gebruikte cookies en soortgelijke technologieën en de bijbehorende toestemmingen.

Het verstrekken van persoonsgegevens is niet contractueel verplicht en ook niet noodzakelijk voor het tot stand komen van een contract. Je bent niet verplicht om persoonsgegevens te verstrekken. Als je geen persoonsgegevens verstrekt, kunnen we je toestemmingen niet beheren.

Verder worden de volgende cookies gebruikt:

03-03-2024